Οργάνωση αποθήκης: πώς κρατάς σωστά αποθέματα

Σε κάθε αποθήκη που μεγαλώνει, έρχεται μια στιγμή που το χαρτί και η μνήμη των εργαζομένων δεν φτάνουν. Τα αποθέματα στο σύστημα δείχνουν άλλα νούμερα από το ράφι, οι παραγγελίες φεύγουν με λάθος κωδικό και η απογραφή γίνεται αγγαρεία που κρατάει μέρες. Το πρόβλημα σπάνια είναι οι άνθρωποι. Συνήθως είναι η οργάνωση.

Πού χάνεται η ακρίβεια των αποθεμάτων

Η ανακρίβεια δεν εμφανίζεται ξαφνικά. Χτίζεται σιγά σιγά, από μικρές αποκλίσεις που κανείς δεν καταγράφει: ένα κιβώτιο που μπήκε σε λάθος θέση, μια επιστροφή που δεν πέρασε ποτέ στο σύστημα, μια παραλαβή που καταχωρήθηκε το βράδυ από πρόχειρες σημειώσεις. Όταν τα αποθέματα στην οθόνη δεν συμφωνούν με το ράφι, όλη η αλυσίδα των αποφάσεων στηρίζεται σε λάθος βάση: παραγγέλνεις ό,τι έχεις ήδη και σου λείπει ό,τι νόμιζες πως έχεις.

Κωδικοποίηση θέσεων και μονάδων

Το πρώτο βήμα είναι να αποκτήσει διεύθυνση κάθε σημείο της αποθήκης. Διάδρομος, ράφι, επίπεδο, θέση. Χωρίς αυτό, κάθε αναζήτηση προϊόντος εξαρτάται από το ποιος δουλεύει εκείνη τη μέρα.

Το ίδιο ισχύει και για τις μονάδες που κινούνται. Το πρότυπο GS1 για την ετικέτα logistics προβλέπει ότι κάθε μονάδα αποστολής, δηλαδή κάθε παλέτα, κιβώτιο ή δέμα, αναγνωρίζεται με μοναδικό σειριακό αριθμό, τον SSCC. Ο κωδικός αυτός αποτελείται από το πρόθεμα της εταιρείας, ένα ψηφίο επέκτασης, τον σειριακό αριθμό και ένα ψηφίο ελέγχου, ώστε καμία μονάδα να μην μπερδεύεται με καμία άλλη σε ολόκληρη την εφοδιαστική αλυσίδα.

Η παραλαβή κρίνει τα υπόλοιπα

Ό,τι λάθος μπει στην παραλαβή, θα το πληρώσεις τρεις φορές: στην τοποθέτηση, στη συλλογή και στην απογραφή. Σύμφωνα με τον οδηγό της GS1, η σάρωση του SSCC κατά την παραλαβή αντιπαραβάλλει αυτόματα τη φυσική μονάδα με το ηλεκτρονικό παραστατικό αποστολής και ενημερώνει το απόθεμα της αποθήκης εκείνη τη στιγμή. Η ίδια ταυτότητα ακολουθεί τη μονάδα στην τοποθέτηση και στη συλλογή, κάτι που επιτρέπει διαδικασίες όπως το cross docking και η αυτοματοποιημένη παραλαβή.

Συλλογή παραγγελιών με λογική, όχι με ταχύτητα

Η συλλογή είναι το ακριβότερο κομμάτι της αποθήκης, γιατί εκεί ξοδεύεται ο περισσότερος χρόνος σε μετακινήσεις. Τρία πράγματα βοηθούν αμέσως:

• Τα προϊόντα με μεγάλη κίνηση μπαίνουν κοντά στη ζώνη συσκευασίας και σε ύψος που δεν απαιτεί σκάλα ή περονοφόρο.
• Οι παραγγελίες ομαδοποιούνται, ώστε μια διαδρομή να εξυπηρετεί περισσότερες από μία.
• Η επιβεβαίωση γίνεται με σάρωση και όχι με το μάτι, ειδικά σε κωδικούς που μοιάζουν μεταξύ τους.

Αυτή ακριβώς τη λογική υλοποιεί ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης, που δίνει στον χειριστή έτοιμη διαδρομή και ελέγχει σε πραγματικό χρόνο αν σάρωσε τον σωστό κωδικό από τη σωστή θέση.

Καταμέτρηση σε κύκλους αντί για μία ετήσια απογραφή

Η ετήσια απογραφή σταματάει τη λειτουργία και δείχνει το πρόβλημα όταν πια είναι αργά. Η εναλλακτική είναι η καταμέτρηση σε κύκλους: μικρά τμήματα της αποθήκης μετριούνται συχνά, με προτεραιότητα στους κωδικούς μεγάλης αξίας ή μεγάλης κίνησης. Οι αποκλίσεις εντοπίζονται όσο ακόμη θυμάται κανείς τι έγινε, και κάθε απόκλιση γίνεται αφορμή να διορθωθεί η αιτία της, όχι μόνο ο αριθμός.

Τάξη και ασφάλεια στον χώρο

Η οργάνωση δεν είναι μόνο θέμα παραγωγικότητας. Η αμερικανική υπηρεσία OSHA, στον οδηγό της για τους κινδύνους στις αποθήκες, επισημαίνει ότι τα ράφια πρέπει να ελέγχονται και να συντηρούνται ώστε να μην καταρρέουν, ότι τα φορτία δεν πρέπει να ξεπερνούν την προβλεπόμενη αντοχή και ότι η στοίβαξη γίνεται με σταθερό τρόπο και με όριο ύψους. Αναφέρει επίσης ότι περονοφόρο χειρίζονται μόνο εκπαιδευμένοι και πιστοποιημένοι εργαζόμενοι, ότι οι διάδρομοι και τα δάπεδα μένουν ελεύθερα από αντικείμενα, καλώδια και υγρά, και ότι στις ράμπες φόρτωσης χρησιμοποιούνται κατάλληλες γέφυρες, σταθερά στερεωμένες.

Τι αλλάζει όταν μπει λογισμικό

Ένα WMS δεν λύνει από μόνο του μια αποθήκη που δεν έχει κανόνες. Κωδικοποιεί όμως τους κανόνες που έχεις ήδη αποφασίσει και τους επιβάλλει με συνέπεια σε κάθε βάρδια. Η διαφορά φαίνεται στα καθημερινά: το απόθεμα ενημερώνεται τη στιγμή της κίνησης και όχι στο τέλος της ημέρας, η θέση κάθε κωδικού είναι γνωστή, τα λάθη πιάνονται πριν φύγει η παραγγελία και η εικόνα της αποθήκης είναι η ίδια για την αποθήκη, τις πωλήσεις και τη λογιστική.

Από πού να ξεκινήσεις

Μια ρεαλιστική σειρά είναι: καθάρισμα και κωδικοποίηση θέσεων, σαφής διαδικασία παραλαβής με σάρωση, αναδιάταξη των κωδικών με βάση την κίνησή τους, καταμέτρηση σε κύκλους και μετά μηχανογράφηση. Αν γίνει αντίστροφα, το λογισμικό θα καταγράφει πιστά ένα χάος. Αν γίνει με αυτή τη σειρά, κάθε βήμα αποδίδει από μόνο του και το επόμενο στηρίζεται σε στέρεο έδαφος.

Πηγές

• GS1, GS1 Logistic Label Guideline. https://www.gs1.org/docs/tl/GS1_Logistic_Label_Guideline.pdf
• GS1, Serial Shipping Container Code (SSCC). https://www.gs1.org/standards/id-keys/sscc
• Occupational Safety and Health Administration, Warehousing – Hazards and Solutions. https://www.osha.gov/warehousing/hazards-solutions

Σχετικοί οδηγοί

Συντήρηση φρένων: τι ελέγχεις πριν φτάσει η βλάβηΤα φρένα είναι το σύστημα που χρησιμοποιείς σε κάθε διαδρομή και ταυτόχρονα εκείνο που θυμάσαι μόνο...Εκμάθηση αγγλικών-τι πρέπει να γνωρίζειςΗ εκμάθηση αγγλικών αποτελεί σήμερα αναπόσπαστο κομμάτι της προσωπικής και επαγγελματικής ανάπτυξης. Για όσους κατοικούν στην...Οδηγός για τη Σάμο: Πώς να Πάτε, Τι να Δείτε στη Βαθύ και Συμβουλές για Ενοικίαση ΑυτοκινήτουΌταν σχεδιάζετε ένα ταξίδι στο πανέμορφο νησί της Σάμου, ένα από τα πιο σημαντικά βήματα είναι...