Χωρητικότητα σε αίθουσες δεξιώσεων: τι να ελέγξετε

Η πρώτη ερώτηση σε κάθε ραντεβού με χώρο εκδηλώσεων είναι σχεδόν πάντα η ίδια: πόσους καλεσμένους χωράει. Η απάντηση όμως δεν σημαίνει πάντα το ίδιο πράγμα. Ο ίδιος χώρος μπορεί να δηλώνεται για 500 άτομα και ταυτόχρονα να μην είναι άνετος για 300 καθήμενους, από τη στιγμή που θα μπουν πίστα, μπουφές και τραπέζι με τα δώρα. Αν καταλάβετε πώς προκύπτουν αυτά τα νούμερα, η σύγκριση ανάμεσα σε δύο χώρους γίνεται πολύ πιο εύκολη.

Ο νόμος μετράει πληθυσμό, όχι άνεση

Οι αίθουσες εκδηλώσεων ανήκουν στους χώρους συνάθροισης κοινού. Το Προεδρικό Διάταγμα 71/1988 ορίζει ότι σε αίθουσες εστίασης και αναψυχής ο θεωρητικός πληθυσμός υπολογίζεται με ένα άτομο ανά 1,10 τ.μ. δαπέδου. Με βάση αυτόν τον αριθμό καθορίζονται οι έξοδοι κινδύνου: δύο έξοδοι για πληθυσμό έως 150 άτομα, δύο με μεγαλύτερο πλάτος από 151 έως 600, τρεις από 600 έως 900 και μία επιπλέον έξοδος για κάθε 300 άτομα παραπάνω.

Το νούμερο αυτό απαντά στο ερώτημα πόσοι άνθρωποι μπορούν να βρίσκονται με ασφάλεια στον χώρο και να τον εκκενώσουν. Δεν απαντά στο ερώτημα πόσοι χωρούν να δειπνήσουν καθιστοί, να χορέψουν και να κινηθούν χωρίς να σκουντάνε ο ένας τον άλλο. Γι’ αυτό η μέγιστη χωρητικότητα και η άνετη χωρητικότητα είναι δύο διαφορετικά μεγέθη, και σχεδόν πάντα το δεύτερο είναι αρκετά μικρότερο.

Πόσος χώρος χρειάζεται στην πράξη ο κάθε καλεσμένος

Οι οδηγοί σχεδιασμού αιθουσών δεξιώσεων δουλεύουν με συγκεκριμένα μεγέθη ανά καλεσμένο, ανάλογα με τη μορφή της εκδήλωσης:

• Καθιστό δείπνο σε στρογγυλά τραπέζια: περίπου 12 έως 15 τετραγωνικά πόδια ανά άτομο, δηλαδή γύρω στα 1,1 έως 1,4 τ.μ., όταν υπάρχει και πίστα.
• Εταιρικό δείπνο χωρίς χορό: περίπου 10 έως 12 τετραγωνικά πόδια, δηλαδή κοντά στο 1 τ.μ. ανά άτομο.
• Δεξίωση με όρθιους καλεσμένους: περίπου 6 έως 8 τετραγωνικά πόδια, δηλαδή γύρω στα 0,6 έως 0,75 τ.μ.
• Πίστα χορού: υπολογίζονται 4 έως 5 τετραγωνικά πόδια για κάθε καλεσμένο που αναμένεται να χορέψει.
• Διάδρομοι εξυπηρέτησης ανάμεσα στα τραπέζια: ελάχιστο πλάτος περίπου 1,5 έως 1,8 μέτρα.

Στα ίδια κείμενα σημειώνεται ότι οι σταθμοί μπουφέ και τα μπαρ μειώνουν τη διαθέσιμη χωρητικότητα καθήμενων κατά 20 έως 30 τοις εκατό, γιατί πέρα από τον πάγκο χρειάζεται και χώρος για την ουρά. Ιδιοκτήτες χώρων δεξιώσεων προτείνουν να υπολογίζετε συνολικά 25 έως 35 τετραγωνικά πόδια ανά καλεσμένο, δηλαδή περίπου 2,3 έως 3,3 τ.μ., όταν στο ίδιο δωμάτιο πρέπει να χωρέσουν δείπνο, πίστα, μπαρ και μουσική.

Το προσωπικό και οι συνεργάτες πιάνουν κι αυτοί χώρο

Ένα σημείο που ξεχνιέται συστηματικά είναι ότι οι καλεσμένοι δεν είναι οι μόνοι άνθρωποι στην αίθουσα. Σε έναν γάμο με 150 καλεσμένους κινούνται συνήθως άλλα 18 έως 25 άτομα που δουλεύουν: φωτογράφοι, βιντεολήπτες, μουσικοί, σερβιτόροι, μπάρμαν και ο υπεύθυνος της εκδήλωσης. Μια ορχήστρα θέλει 200 έως 300 τετραγωνικά πόδια, ένας DJ 50 έως 100. Αν αυτά δεν έχουν προβλεφθεί στην κάτοψη, ο χώρος που μένει για τους καλεσμένους στενεύει την τελευταία στιγμή.

Εσωτερικός και εξωτερικός χώρος είναι δύο διαφορετικά νούμερα

Χώροι που συνδυάζουν κλειστή αίθουσα και κήπο δίνουν συνήθως δύο ζευγάρια αριθμών, ένα για μέσα και ένα για έξω. Στις αίθουσες δεξιώσεων στην Πάρνηθα του Green Hall, για παράδειγμα, ο εσωτερικός χώρος δηλώνεται για 250 καθήμενους ή 500 όρθιους και ο εξωτερικός για 450 καθήμενους ή 900 όρθιους. Η διαφορά ανάμεσα στα δύο ζευγάρια δείχνει ακριβώς τι σημαίνει η διάκριση καθήμενοι προς όρθιοι στην πράξη.

Πρακτικά, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ρωτήσετε τι γίνεται αν αλλάξει ο καιρός. Αν η εκδήλωση έχει σχεδιαστεί για τον κήπο με 350 άτομα και η βροχή τη μεταφέρει μέσα, ο κλειστός χώρος πρέπει να μπορεί να τους δεχτεί σε κάποια μορφή. Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση αξίζει περισσότερο από κάθε άλλο νούμερο του τιμοκαταλόγου.

Παρκινγκ, πρόσβαση και προσβασιμότητα

Η χωρητικότητα δεν σταματά στην πόρτα της αίθουσας. Μια εκδήλωση 300 ατόμων φέρνει κατά μέσο όρο πάνω από 100 αυτοκίνητα, και αν ο χώρος δεν έχει δικό του πάρκινγκ οι καλεσμένοι θα ψάχνουν θέση σε δρόμο που πιθανότατα δεν γνωρίζουν. Ένα κτήμα εκδηλώσεων στην Πάρνηθα με ιδιόκτητο φυλασσόμενο πάρκινγκ 100 αυτοκινήτων λύνει αυτό το θέμα πριν καν προκύψει.

Στην ίδια λογική μπαίνει και η προσβασιμότητα. Ράμπες πρόσβασης και ειδικές τουαλέτες δεν είναι λεπτομέρεια όταν στους καλεσμένους υπάρχουν ηλικιωμένοι συγγενείς, γονείς με καρότσια ή άτομα με κινητικά προβλήματα. Αξίζει επίσης να ελέγξετε τη διαδρομή: ένας χώρος στο 20ό χιλιόμετρο της Λεωφόρου Πάρνηθος στις Αχαρνές είναι κοντά στα βόρεια προάστια, αλλά καλό είναι να δείτε μόνοι σας πόσο εύκολα φτάνει κανείς σε ώρα αιχμής.

Οι ερωτήσεις που ξεκαθαρίζουν τη χωρητικότητα

Πριν υπογράψετε, ζητήστε συγκεκριμένες απαντήσεις:

• Ο αριθμός που μου δίνετε περιλαμβάνει πίστα και καθιστό δείπνο ή είναι η μέγιστη χωρητικότητα του χώρου;
• Μετράνε μέσα σε αυτόν τον αριθμό το προσωπικό και οι συνεργάτες;
• Μπορώ να δω κάτοψη με τη θέση του μπουφέ, του μπαρ, της ορχήστρας και της πίστας;
• Πού περιμένουν οι καλεσμένοι αν ο χώρος πρέπει να αλλάξει διάταξη ανάμεσα σε τελετή και δεξίωση;
• Υπάρχει δεύτερο επίπεδο ή παράπλευρος χώρος όπου θα καθίσει μέρος των καλεσμένων;

Καλό είναι να επισκεφθείτε τον χώρο με έναν κατάλογο καλεσμένων στο χέρι και όχι με μια πρόχειρη εκτίμηση. Ένα νούμερο που αλλάζει από 180 σε 240 άτομα μπορεί να αλλάξει εντελώς ποιος χώρος σας ταιριάζει.

Η χωρητικότητα, τελικά, δεν είναι ένα νούμερο αλλά τρία: ο νόμιμος πληθυσμός, οι καθήμενοι με πίστα και οι όρθιοι. Όποιος χώρος σας τα δίνει και τα τρία ξεκάθαρα, μαζί με μια κάτοψη και μια απάντηση για τη βροχή, σας διευκολύνει να αποφασίσετε με στοιχεία και όχι με εντυπώσεις.

Πηγές

• Προεδρικό Διάταγμα 71/1988, Άρθρο 10: Χώροι συνάθροισης κοινού. http://www.nomoskopio.gr/pd_71_88_10.php
• Coohom, Banquet Hall Size Standards: How Much Space per Guest? https://www.coohom.com/article/banquet-hall-size-standards-across-different-event-industries
• Fetewell, Wedding Venue Capacity: How Many Guests Actually Fit. https://fetewell.com/wedding-venue-capacity/